Новости компании

Анализ основных ошибок ведения бухгалтерского учета и их последствия при формировании бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждений

16 декабря

 

Автор: Позднякова Вера Сергеевна,

аттестованный преподаватель-консультант по бюджетному учету и отчетности государственных и муниципальных учреждений

Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2015 год бухгалтерам бюджетных и автономных учреждений необходимо обратить внимание на новые положения Инструкции по бухгалтерскому учету № 157н, введенные Приказами Минфина России от 29.08.2014 № 89н, от 06.08. 2015 № 124н, которые должны учитываться при ведении бухгалтерского учета. При обнаружении учетных ошибок для целей формирования достоверной бухгалтерской отчетности необходимо выявить негативные последствия бухгалтерского учета и внести некоторые корректировки.

При ведении бухгалтерского учета и формировании отчетности бюджетными и автономными учреждениями допускаются ошибки, связанные с процедурой санкционирования расходов учреждения, определяемые уровнем договорной дисциплины учреждения. В процессе анализа договорной дисциплины учреждения могут быть выявлены возможные негативные последствия, приводящие к нарушению методологии ведения бухгалтерского учета и искажению показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности. К ним относятся: отсутствие контроля за договорной работой (регистрация договоров, конкурсный отбор контрагентов, система визирования договоров, несоответствие договоров требованиям законодательства, наличие условий договоров, которые приводят к негативным последствиям, в т.ч. к превышению бюджетных полномочий, нецелевому использованию средств); несоблюдение условий при совершении крупных сделок; нарушения отражения в учете операций по процедуре санкционированию расходов, связанные с принятием обязательств учреждением перед физическими и юридическими лицами.

В соответствии с Письмом Минфина России от 14.05.2015 № 02-07-07/27504 при формировании крупной сделки в показатель балансовой стоимости активов необходимо включать дебиторские задолженности, в том числе по компенсации затрат государственных (муниципальных) учреждений, возврату ранее произведенных платежей (в том числе в бюджеты), ожидаемые поступления от юридических и физических лиц в результате хозяйственных взаимоотношений с ними. 

При отражении операций по санкционированию расходов в текущем периоде необходимо через учет проводить обязательства, подлежащие исполнению в следующих плановых периодах, в противном случае их отсутствие при формировании Отчета об обязательствах учреждения (ф. 0503738) приведет к отсутствию показателей по строке 900. 

В показатель неисполненных денежных обязательств (графа 11 ф. 0503738) подлежит включению кредиторская задолженность текущего периода, подлежащая исполнению в следующих отчетных периодах. При этом минусовые значения кредиторских долгов (в т.ч. задолженность ФСС по покрытию больничных листов) не отражаются в данных отчетах.

Таким образом, исходя из вышесказанного, необходимо в бухгалтерском учете и при формировании Отчета об обязательствах учреждения (ф. 0503738) учитывать последствия выявленных нарушений, связанных с процедурой санкционирования расходов, в следующем порядке:

  • принятие расходного обязательства (без применения конкурентных способов определения поставщиков и подрядчиков), подлежащего исполнению в следующих плановых периодах:

Дебет 0 506…0 200,300 Кредит 0 502…1 200,300 (ф.0503738 строка 900 графа 6);

     
  • отражение принимаемого обязательства (с применением конкурентных способов опеределения поставщиков и подрядчиков) для исполнения в следующих плановых периодах:

Дебет 0 506…0 200,300 Кредит 0 502…7 200,300 (ф.0503738 строка 900 графа 5); 

     
  • отражение принятого обязательства для исполнения в следующих плановых периодах: 

Дебет 0 502…7 200,300 Кредит 0 502…1 200,300 (ф.0503738 строка 900 графа 7).

Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в процессе анализа бухгалтерского учета объектов основных средств могут быть выявлены учетные ошибки, к которым относятся:

  • несоблюдение условий признания на учете активов в качестве основных средств и материальных запасов, отсутствие документов, подтверждающих право оперативного управления на имущество;
  • нарушения в формировании первоначальной оценки объектов основных средств;
  • нарушение отражения в учете операций по безвозмездной передаче (поступлению) в рамках учредителя и в порядке применения в учете счета 210 06 «Расчеты с учредителем»;
  • несоблюдение порядка принятия к учету объектов, приобретенных за счет разных источников финансового обеспечения (применение счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами»;
  • нарушение отражения операции внутреннего перемещения движимого имущества из одной категории в другую (применение счета 0 401 10 172 «Доходы по операциям с активами»);
  • нарушение правил списания (ликвидации) с учета имущества, в т.ч., подлежащего демонтажу (применение счета 02 Материальные ценности принятые (принимаемые) на хранение» до момента демонтажа и утилизации имущества);
  • учетные ошибки в отражении операций, связанных с ремонтом, консервацией, восстановительными работами, арендой и реализацией имущества;
  • нарушение методологии учета операций по частичной ликвидации объектов основных средств (уменьшение балансовой стоимости) и разукомплектования объектов основных средств (образование новых инвентарных объектов);
  • нарушение в определении сформированной стоимости новых инвентарных объектов основных средств (сумма стоимости всех новых инвентарных объектов должна быть равна балансовой стоимости основного средства до разукомплектования).

Вышеперечисленные учетные ошибки, связанные с объектами основных средств, приводят к недостоверности формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетных и автономных учреждений, в частности, к искажению балансовых остатков (ф. 0503730) и остатков по Справке к балансу. Информация об объектах основных средств, списанных с баланса, но подлежащих демонтажу и утилизации, подлежит раскрытию в Справке к балансу по счету 02 «Материальные ценности принятые (принимаемые) на хранение». Учетные ошибки по движению объектов основных средств могут привести к искажению отчетных показателей о финансовых результатах деятельности учреждения (строки 320, 321, 322 ф. 0503721), а также к недостоверному формированию Сведений о движении нефинансовых активов (ф. 0503768), Пояснительной записки (ф. 0503760). Возможно, искажение показателей по заключительным оборотам декабря в части применения в учете счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» при формировании Справки (ф. 0503710), а также искажение формирования балансовой стоимости основных средств, приводит к искаженному амортизационному расходу и финансовому результату деятельности учреждения (недостоверные показатели строк 150, 271, 290 ф. 0503721). 

В целях формирования достоверной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждениями, в процессе анализа бухгалтерского учета объектов основных средств выявленные нарушения подлежат корректировке в следующем порядке:

  • на основании Извещения (ф.0504805) объекты основных средств, находящихся на праве оперативного управления, подлежат учету по счету 101 00 «Основные средства», а находящихся на праве пользования, – по счету 01 «Имущество на праве пользования». При этом учреждение имеет право на расходы по содержанию и эксплуатации имущества (коды КОСГУ 225, 226, 340 и т.п.);
  • на основании ф. 0504805 отражение объектов основных средств, полученных в безвозмездном порядке в рамках учредителя на балансовую стоимость по данным передаваемой стороны: 

Дебет 4 101 00 310 Кредит 4 401 10 180, 

  • при этом одновременно принимается к учету сумма начисленной амортизации: 

Дебет 4 401 10 180 Кредит 4 104 00 410;

  • на основании ф. 0504805 безвозмездная передача объектов основных средств по балансовой стоимости в рамках учредителя отражается: 

Дебет 4(2) 401 20 241 Кредит 4(2) 101 00 410, 

  • при этом одновременно списывается сумма начисленной амортизации:

Дебет 4(2) 104 00 410 Кредит 4(2) 401 20 241.

При этом необходимо учитывать, что по окончании финансового года на балансовую стоимость всего поступившего (выбывшего) имущества в течение года следует откорректировать счет 210 06 «Расчеты с учредителем» в следующем порядке:

  • при закреплении за бюджетным (автономным) учреждением права оперативного управления на объекты основных средств на балансовую стоимость поступившего имущества в течение финансового года:

Дебет 4 401 10 172 Кредит 4 210 06 660; 

  • при прекращении права оперативного управления на объекты основных средств балансовую стоимость выбывшего с бухгалтерского учета имущества в течение финансового года отражать способом «Красное сторно»: 

Дебет 4(2) 401 10 172 Кредит 4(2) 210 06 660. 

При поступлении объектов основных средств, приобретенных за счет разных источников финансового обеспечения (субсидии, средства ПДД), необходимо на момент принятия к учету объекта на счет 101 00 «Основные средства» изменить форму финансового обеспечения (перевод кода 2 на код 4 разряда 18) в следующем порядке: 

Дебет 2 304 06 830 Кредит 2 106 01 410 

и одновременно: 

Дебет 4 106 01 310 Кредит 4 306 04 730. 

При этом необходимо учитывать, что по окончании года счет 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» закрывается заключительным оборотом декабря на счет 401 30 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов». Информация подлежит раскрытию в Справке по заключительным оборотам (ф. 0503710). 

Результаты частичной ликвидации объектов основных средств и разукомплектования объектов подлежит отражению в бухгалтерском учете в следующем порядке:

  • частичная ликвидация объектов основных средств (инвентарный объект продолжает числиться с уменьшенной стоимостью) отражается:

Дебет 0 104 00 410 Кредит 0 101 00 410 

  • (в сумме начисленной амортизации по ликвидируемой части); 

Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 00 410 

     
  • (в сумме остаточной стоимости по ликвидируемой части);
  • списание с учета объекта основного средства, подлежащего разукомплектованию (инвентарный объект списывается, но при этом образуются новые инвентарные объекты), отражается в следующем порядке:

Дебет 0 104 00 410 Кредит 0 101 00 410 

(списание начисленной амортизации по объекту); 

Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 00 410 

(списание остаточной стоимости разукомплектованного объекта). Принятие к учету новых объектов по сформированной стоимости после разукомплектования объекта основного средства отражается в следующем порядке: 

Дебет 0 101 00 310 Кредит 0 104 00 410 

(в определенной доле от суммы начисленной амортизации по разукомплектованному объекту); 

Дебет 0 101 00 310 Кредит 0 401 10 172 

(в определенной доле от суммы остаточной стоимости по разукомплектованному объекту).

В процессе анализа бухгалтерского учета материальных запасов могут быть выявлены основные ошибки, к которым относятся: 

  • необоснованное отнесение активов к материальным запасам (нарушение условий принятия к учету активов в качестве материальных запасов);
  • учетные ошибки по движению материальных запасов (поступление, внутреннее перемещение, списание);
  • отсутствие документов, необоснованное списание материальных запасов и несоблюдение норм расхода некоторых материальных запасов;
  • учетные ошибки по ГСМ, мягкому инвентарю, посуды, книжной и бланочной продукции, оборудования к установке, запчастей, ценных подарков и сувениров, материальных ценностей, требующих немедленного использования при отсутствии на них права оперативного управления и т.п.;
  • нарушение методологии применения забалансовых счетов (02, 03, 07, 09, 22, 27) и порядка учета эксплуатируемых материальных запасов;
  • учетные ошибки по материальным запасам, полученных (выбывших) в рамках учредителя в безвозмездном порядке, а также по централизованному снабжению;
  • нарушение методологии учета готовой продукции (принятие на учет по плановой (нормативной) себестоимости);
  • несоблюдение порядка инвентаризации материальных запасов и отражение в учете ее результатов.

Учетные ошибки, связанные с бухгалтерским учетом материальных запасов, приводят к недостоверности формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетных и автономных учреждений в части искажения балансовых остатков по счету 105 00 «Материальные запасы» (ф. 0503730) и остатков материальных ценностей по Справке к балансу (счета 02, 03, 07, 09, 22, 27). Информация по выданным работникам в личное пользование спецодежды, спецобуви и т.п. подлежит раскрытию в Справке к балансу по счету 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Информация об материальных запасах, списанных с баланса и подлежащих обязательной утилизации, раскрывается в Справке к балансу по счету 02 «Материальные ценности, принятые (принимаемые) на хранение». Показатель материальных запасов, требующих немедленного использования при отсутствии документа на право оперативного управления, раскрывается в Справке к балансу по счету 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». Искажения показателей, связанных с движением материальных запасов, и показателя чистой стоимости материальных запасов приводят к недостоверности Отчета о финансовых результатах деятельности учреждения (строки 360, 361, 362 ф. 0503721). Учетные ошибки, связанные с движением материальных запасов, приводят к искажению и недостоверности формирования показателей в Сведениях о движении нефинансовых активов (ф. 0503768) Пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчетности учреждений (ф. 0503760). Операции, связанные с применением счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами», при отсутствии заключительного оборота по этому счету, приводит к недостоверной информации показателей Справки ф. 0503710. Искажения при формировании учетной стоимости материальных запасов, приводят к недостоверности информации по расходованию материальных запасов (код КОСГУ 272), а также к недостоверности информации финансового результата, отражаемой по форме Отчета о финансовых результатах деятельности (ф. 0503721). 

В процессе анализа бухгалтерского учета материальных запасов выявленные нарушения при формировании достоверной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждениями подлежат корректировке в следующем порядке:

  • при ошибочном отнесении актива к материальным запасам необходимо провести корректировку, оформленную бухгалтерской Справкой ф.0504833:

Дебет 0 401 10 180 Кредит 0 105 00 440 

  • и одновременно: 

Дебет 0 101 00 310 Кредит 0 401 10 180; 

  • при ошибочном отнесении одного вида материального запаса к другому виду (23 разряд счета 105 00) необходимо откорректировать счет 105 00 через операцию внутреннего перемещения актива, например: 

Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 105 04 340 

  • и одновременно: 

Дебет 0105 06 340 Кредит 0401 10 172;

  • излишки материальных запасов, выявленные при инвентаризации, принимаются к учету на основании Акта инвентаризации по оценочной стоимости: 

Дебет 2 105 00 340 Кредит 2 401 10 180; 

  • недостачи сверх норм естественной убыли (в т.ч. перерасход ГСМ), а также хищений материальных запасов, списываемых на виновное лицо по восстановительной стоимости: 

Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172; 

  • списание материальных запасов в пределах норм естественной убыли отражается:

Дебет 0 401 20 272 Кредит 0 105 00 440

     
  • передача материальных ценностей (в т.ч. мягкого инвентаря) работникам для целей исполнения ими трудовых (служебных) обязанностей отражается в учете: 

Дебет 0 401 20 272, Кредит 0 105 05(06) 440 

0 109 60(70) 272

и одновременно в целях контроля за сохранностью выданных в эксплуатацию материальных ценностей открывается забалансовый счет 27»Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

Отражение в учете операции по материальным запасам, требующим немедленного использования, при отсутствии Извещения (ф. 0504805), подтверждающего права оперативного управления, предоставленного ГРСБ, осуществляется в следующем порядке: 

Дебет 1(4,7)105 00 340 Кредит 1(4,7) 401 10 180 

(на основании накладной поставщика), при этом одновременно открывается забалансовый счет 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». Необходимо учитывать, что данная операция для целей бухгалтерского учета не признается консолидированным расчетом;

  • на основании разрешения ГРСБ (вышестоящего органа) на немедленное использование материальных запасов и Ведомости на отпуск материальных ценностей на хозяйственные нужды (ф.0504210):

Дебет 1(4,7) 401 10 180 Кредит 1(4,7) 105 00 440;

  • на основании Извещения (ф.0504805), поступившего от ГРСБ (вышестоящего органа), закрывается забалансовый счет 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению» и одновременно составляются две учетные записи: 

Дебет 1(4,7) 105 00 340 Кредит 1(4,7) 401 10 180; 

Дебет 1 401 20 272, Кредит 1(4,7) 105 00 440 

4(7) 109 60(70) 272 

(момент признания расхода).

Операции поступления (выбытия) материальных запасов в рамках учредителя в безвозмездном порядке подлежат отражению в бухгалтерском учете в следующем порядке:

  • на основании Извещения (ф.0504805), полученного от ГРСБ (вышестоящего органа с функциями и полномочиями учредителя), отражается учетная стоимость поступающих материальных запасов:

Дебет 1(4,7)105 00 340 Кредит 1 304 04 340, 

1(4,7) 401 10 180;

  • на основании Извещения (ф.0504805), полученного от ГРСБ (вышестоящего органа с функциями и полномочиями учредителя), отражается учетная стоимость выбывших материальных запасов в рамках учредителя в безвозмездном порядке: 

Дебет 1 304 04 340, Кредит 1(4,2) 105 00 440.

1(4,2) 401 20 241

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности особое внимание обращается на проведение анализа основных ошибок, допущенных учреждением при ведении бухгалтерского учета расчетных операций, и на их последствия при формировании бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждений. В процессе анализа бухгалтерского учета расчетных операций могут быть выявлены основные ошибки, к которым относятся:

  • отсутствие документов, подтверждающих правомерность расчетных операций, реальность и законность расчетов по выданным авансам (счет 206 00), расчетов с дебиторами и кредиторами (счета 205 00, 209 00, 302 00, 303 00);
  •  
  • несоблюдение порядка перечисления авансовых платежей контрагентам, отсутствие перевода расчетов по выданным авансам в дебиторскую задолженность (счет 209 30) при неисполнении договорных условий контрагентами;
  • неправомерное признание дебиторской задолженности не реальной к взысканию, кредиторской задолженности не востребованной кредиторами;
  • нарушение документального оформления и порядка списания дебиторских и кредиторских долгов со сроком исковой давности;
  • несоблюдение правил внутреннего контроля за дебиторской задолженностью, отсутствие проведенных мероприятий по снижению дебиторских и кредиторских долгов;
  • учетные ошибки при отражении расчетных операций;
  • нарушение порядка принятия обязательств текущего периода, связанных с исполнением (оплатой) кредиторской задолженности прошлых лет;
  • учетные ошибки по расчетам, связанных с возмещением материального ущерба, нанесенных виновными лицами (причины возникновения и их реальность);
  • нарушение методологии применения счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами»;
  • несоблюдение порядка инвентаризации расчетных операций для целей составления годовой отчетности, отсутствие Актов сверок, связанных по расчетам с дебиторами и кредиторами.

Учетные ошибки по расчетным операциям могут привести к недостоверности формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетных и автономных учреждений в части искажения балансовых остатков (ф. 0503730), а также к отсутствию в годовом Балансе реальных остатков дебиторских задолженностей (счета 205 00, 206 00, 209 00) и кредиторских задолженностей (счета 302 00, 303 00). Неправомерное списание с балансового учета дебиторских и кредиторских задолженностей приводит к недостоверному раскрытию информации в Справке к балансу (ф. 0503730) в части задолженностей, учитываемых в установленном порядке на забалансовых счетах 04 «Задолженность неплатежных дебиторов» и 20 «Задолженность не востребованная кредиторами». Учетные ошибки движения дебиторской и кредиторской задолженности текущего периода приводят к недостоверным показателям Отчета о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721), а также к искажению Сведений о дебиторских и кредиторских задолженностях (ф. 0503769) Пояснительной записки годовой отчетности (ф. 0503760). Нарушение методологии применения счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» и показателей по заключительным оборотам декабря приводит к недостоверной информации, отражаемой Справкой ф. 0503710. Отсутствие факта проведения инвентаризации расчетных операций перед составлением годовой отчетности может свидетельствовать о недостоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетных и автономных учреждений.

В процессе анализа бухгалтерского учета расчетных операций выявленные учетные ошибки для целей формировании достоверной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждений подлежат корректировке. 

Инструкцией о порядке составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетными и автономными учреждениями, утвержденной Приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н (в редакции приказа Минфина РФ от 29.12.2014 № 172н), предусмотрено отражение дебиторской задолженности, связанной с расчетами по платежам в бюджеты в активе Баланса (ф. 0503730), кредиторской задолженности по доходам и по расчетам с подотчетными лицами в пассиве Баланса (ф .0503730) начиная с отчетности за 2015 год. Таким образом, необходимо учитывать, что при составлении Баланса (ф. 0503730) бюджетными и автономными учреждениями в составе годового отчета за 2015 год отражение дебиторской задолженности по платежам в бюджеты (счет 303 00 «Расчеты по платежам в бюджеты») необходимо показать в активе Баланса (ф.0503730), а кредиторской задолженности по доходам (счета 205 00 «Расчеты по доходам», 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам»), а также по расчетам с подотчетными лицами (счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами») в пассиве Баланса (ф.0503730), что приведет к изменению показателей вступительного баланса на начало отчетного периода (2015 года). Необходимо также учитывать положение пункта 72 Инструкции № 33н о том, что данные об изменении показателей на начало отчетного периода вступительного баланса учреждения (относительно баланса, представленного за предшествующий отчетный год) отражаются в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773). 

В случаях изменения валюты баланса по основаниям, предусмотренным законодательством (реорганизация, изменение типа учреждения, изменение требований, установленных законодательством, нормативными актами и т.п.), следует применять показатель актива Баланса (ф. 0503730) по состоянию на начало текущего финансового года с учетом данных об изменениях валюты баланса, подтвержденных Сведениями об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773).

В целях достоверности бухгалтерской отчетности при формировании Баланса (ф. 0503730) необходимо учитывать требования Приказа Минфина РФ от 29.08.2014 № 89н, Приказа Минфина РФ от 06.08.2015 № 124н к бухгалтерскому учету расчетных операций по счетам 205 00, 206 00, 208 00, 209 00. При этом необходимо учесть, что на счете 205 00 «Расчеты по доходам» бюджетными и автономными учреждениями подлежат учету доходы только по функциональной деятельности, связанной с оказанием услуг в рамках выполнения государственного (муниципального) задания и оказанием услуг в рамках приносящей доход деятельности (ПДД). В случае если по состоянию на 1 января 2016 г. сформированный остаток по счету 205 00 не связан с функциональной деятельностью учреждения, а связан с хозяйственными операциями, то его необходимо перед составлением годового отчета перевести на счет 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (например, нефункциональный доход – суммы принудительного изъятия, связанный со штрафными санкциями контрагентов по договорам, подлежит переводу со счета 205 41»Суммы принудительного изъятия» на счет 209 40 «Расчеты по суммам принудительного изъятия»). Расчеты по иным доходам, поступающим от хозяйственных операций учреждения, и не связанные с функциональной деятельностью учреждения, отраженные по счету 205 00 «Расчеты по доходам» перед составлением годового отчета подлежат переводу на счет 209 80 «Расчеты по иным доходам». 

В соответствии пункта 301 редакции Инструкции № 157н счет 401 40 «Доходы будущих периодов» используется при отражении объемов субсидий бюджета по соглашениям о предоставлении субсидий в очередном финансовом году, в том числе на иные цели и на осуществление капитальных вложений. Таким образом, счет 401 40 «Доходы будущих периодов» необходимо использовать для фиксирования права на получение субсидий бюджета бюджетными и автономными учреждениями. 

При этом под утвержденные в годовом объеме субсидии необходимо произвести на бухгалтерском учете начисления субсидий (согласно графику), тем самым закрепив обязанность учредителя по предоставлению субсидии в финансовом году (Дебет 4 205 80 560 Кредит 4 401 40 180). Если на момент формирования Баланса (ф. 0503730) имеются остатки по счетам 205 80 и 401 40 по состоянию на 1 января 2016 года, то они подлежат отражению по соответствующим строкам актива и пассива баланса. 

При формировании Баланса (ф. 0503730) необходимо учесть, что дебетовый остаток по счету 206 00 «Расчеты по выданным авансам» допускается только по действующим договорам, т.е. их исполнение предусмотрено согласно договорным условиям в следующем финансовом году (необходимо обоснование через текстовую часть Пояснительной записки). В случае если при формировании годового отчета по счету 206 00 обнаружатся выданные авансы прошлых лет по недействующим договорам (срок действия истек), а также перечисленные авансы не реальные к взысканию, то их необходимо перевести со счета 206 00 «Расчеты по выданным авансам» на счет 209 30 «Расчеты по компенсации затрат». 

При формировании Баланса (ф. 0503730) необходимо также учесть, что дебетовый остаток по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» допускается по реальным подотчетным суммам. Если при составлении годового отчета по счету 208 00 обнаружатся остатки подотчетных сумм, связанных с задолженностью подотчетных лиц, своевременно не возвращенной (не удержанной из зарплаты), а также задолженностью уволенных работников, то данные остатки подлежат переводу со счета 208 00 ««Расчеты с подотчетными лицами» на счет 209 30 «Расчеты по компенсации затрат».

Необходимо также учитывать, что в соответствии с пунктом 216 Инструкции № 157н сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Таким образом, если перед составлением годового отчета выявляется отрицательное значение остатков по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», то данные кредитовые остатки необходимо показать в пассиве Баланса (ф. 0503730). 

При формировании расчетов по ущербу и иным доходам следует учитывать, что по счету 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» отражаются реальные дебетовые остатки, связанные с расчетами по недостачам и хищениям материальных ценностей и денежных средств, подлежащих возмещению виновными лицами. В случае обнаружения остатков по счету 209 00, связанных с кражами и хищениями, на которые имеются документы правоохранительных органов о приостановлении дела, то они подлежат списанию в установленном порядке с баланса на забалансовый учет счета 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В соответствии с редакцией пункта 220 Инструкции 

№ 157н необходимо учитывать, что счет 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» используется также при следующих расчетах:

  • по суммам задолженности уволенных работников перед учреждением за неотработанные дни отпуска до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. В связи с этим при формировании годового отчета необходимо исключить минусовое значение счета 302 11 и перевести данный остаток на счет 209 30 »Расчеты по компенсации затрат»;
  • по суммам предварительных оплат, подлежащих возмещению контрагентами в случае расторжения, в том числе по решению суда, государственных (муниципальных) договоров (контрактов), иных договоров (соглашений), по которым ранее учреждением были произведены оплаты. При этом необходимо перевести остатки со счета 206 00 «Расчеты по выданным авансам» на счет 209 30 »Расчеты по компенсации затрат»;
  • по суммам задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы), в том числе в случае оспаривания удержаний. При этом необходимо перевести остатки со счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» на счет 209 30 »Расчеты по компенсации затрат»;
  • по суммам ущерба, подлежащего возмещению по решению суда в виде компенсации расходов, связанные с судопроизводством (оплата судебных издержек). При этом данную сумму необходимо отражать по счету 209 30 «Расчеты по компенсации затрат»;
  • расчеты по иным ущербам, а также иным доходам, возникающим в ходе хозяйственной деятельности учреждения и не подлежащим отражению на счетах расчетов 205 00 «Расчеты по доходам». Например, в целях формирования достоверной отчетности начисленные, но не оплаченные штрафные санкции по состоянию на 01.01.2016 за неисполнение контрагентом договорных условий необходимо перевод суммы со счета 205 40 «Расчеты по суммам принудительного изъятия» на счет 209 40 «Расчеты по суммам принудительного изъятия».

В случае если при составлении годовой отчетности обнаружится остаток по счету 205 80 «Расчеты по прочим доходам», связанный с возмещением оплаты коммунальных услуг арендаторами, а также отрицательное значение остатка по счету 303 02 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование», связанное с возмещением ФСС оплаты больничных листов, то эти остатки подлежат переводу на счет 209 30 «Расчеты по компенсации затрат». 

Необходимо учитывать, что в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету № 33н в некоторые балансовые строки допускаются отрицательные значения остатков по счетам бухгалтерского учета со знаком «минус», связанных с суммами переплат по налогам и сборам (счета 303 02 – 303 13).

Применение счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» в течение финансового года для учета некоторых хозяйственных операций на основании нормативных актов Минфина России допускается, но при этом необходимо учитывать, что по окончании финансового года счет 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» подлежит закрытию заключительным оборотом на счет 401 30 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов». Данная информация подлежит раскрытию в Справке ф. 0503710. 

При формировании Баланса (ф. 0503730) необходимо также учитывать, что остатки по счетам расчетов 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» возможны по переходящим (текущим) договорам и по кредиторским задолженностям по которым не наступил срок исковой давности. Данные балансовые остатки должны быть подтверждены инвентаризацией расчетов. Таким образом, информация по кредиторской задолженности, невостребованной кредиторами должна раскрываться в Справке к Балансу (ф. 0503730) по забалансовому счету 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». 

Особое внимание обращается на проведение анализа основных ошибок, допущенных учреждением при ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, которые могут привести к недостоверности формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетных и автономных учреждений в части несоблюдения порядка выдачи денежных средств в подотчет и возмещения расходов по подотчетным суммам, нарушение правил выдачи авансовых сумм (использование личных счетов работников). Нарушений в документальном оформлении операций по расчетам с подотчетными лицами, превышение предельных размеров авансов (отсутствие смет на расходы), списание подотчетной суммы без документального обоснования, несвоевременность предоставления авансовых отчетов, отсутствие порядка погашения документов с целью предотвращения их повторного использования. Нецелесообразность и неправомерность использования сумм выданных в подотчет, нецелевое использование подотчетных сумм, приводящих к незаконным и нецелевым расходам учреждения. Несоблюдение требований трудового законодательства, связанных с удержанием из заработной платы работников в беспорном порядке задолженности по подотчетным суммам. Учетные ошибки, связанные с выдачей и списанием подотчетных сумм, в том числе по операциям с использованием расчетных (дебетовых) карт. Нарушение порядка инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. 

Последствия учетных ошибок, связанных с расчетами подотчетных лиц, отражаются на формировании показателей годовой бухгалтерской отчетности учреждений и приводят к искажению балансового остатка по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» (ф. 0503730), связанного с отсутствием в годовом Балансе реального остатка дебиторских (кредиторских) задолженностей по расчетам с подотчетными лицами. Недостоверно раскрывается информация в Справке к балансу (ф. 0503730) по дебиторским (кредиторским) задолженностям по расчетам с подотчетными лицами, списанны с баланса и учитываемым на забалансовых счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» и на счете 20 «Задолженность невостребованная кредиторами». Искажение показателей по движению дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами текущего периода приводит к недостоверности Отчета о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721). Учетные ошибки, связанные с движением дебиторской (кредиторской) задолженности по расчетам с подотчетными лицами, приводят к искажению и недостоверности формирования Сведений о дебиторских и кредиторских задолженностях (ф. 0503769) Пояснительной записки годовой отчетности (ф. 0503760). Отсутствие факта проведения годовой инвентаризации расчетных операций по расчетам с подотчетными лицами может свидетельствовать о недостоверности бухгалтерской отчетности учреждения.

В процессе анализа бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, выявленные учетные ошибки для целей формировании достоверной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждений, подлежат корректировке. 

Инструкцией о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н (в редакции Приказа Минфина РФ от 29.12.2014 № 172н), предусмотрено отражение дебиторской задолженности, связанной с расчетами с подотчетными лицами в активе Баланса (ф. 0503730), а кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами в пассиве Баланса (ф. 0503730) начиная с отчетности за 2015 год. Таким образом, следует учитывать, что при составлении Баланса (ф. 0503730) бюджетными и автономными учреждениями в составе годового отчета за 2015 год, кредиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами, связанную с перерасходом подотчетных сумм, следует отражать в пассиве Баланса (ф. 0503730) и это приведет к изменению показателей вступительного баланса на начало отчетного периода (2015 года). При формировании годовой бухгалтерской отчетности необходимо учитывать также положение пункта 72 Инструкции № 33н о том, что данные об изменении показателей на начало отчетного периода вступительного баланса учреждения (относительно баланса, представленного за предшествующий отчетный год) отражаются в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773). 

В целях достоверности бухгалтерской отчетности при формировании Баланса (ф. 0503730) необходимо учитывать требования Приказа Минфина РФ от 29.08.2014 № 89н, Приказа Минфина РФ от 06.08.2015 № 124н к бухгалтерскому учету операций по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». 

При формировании годовой бухгалтерской отчетности необходимо учесть, что суммы задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенные (не удержанные из заработной платы), в том числе в случае оспаривания удержаний, следует перевести со счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» на счет 209 30 »Расчеты по компенсации затрат» 

(Дебет 0 209 30 560 Кредит 0 401 10 130). 

Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства через банкомат, а также оплата подотчетным лицом за приобретенные товары (работы, услуги) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт, отражается в учете при помощи счета 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» 

(Дебет 0 208 00 560 Кредит 0 210 03 660). 

Выдача сотруднику учреждения в подотчет депонированных денежных средств, размещенных на расчетной (дебетовой) карте (списание со специального карточного счета денежных средств на использование их подотчетным лицом), отражается в учете в следующем порядке:

Дебет 0 208 00 560 Кредит 0 210 03 660.

Проведение операций по приему возвратов дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами с использованием расчетных (дебетовых) карт плательщиков через платежный терминал, установленный в кассе учреждения, отражается в следующем порядке:

Дебет 0 201 23 510 Кредит 0 208 00 660.

В случае если подотчетное лицо (держатель карты) на основании документов к авансовому отчету, не использовало полностью всю снятую наличную сумму по расчетной (дебетовой) карте на соответствующие расходы, предусматривающие целевую направленность (командировочные расходы, хозяйственные нужды), то он обязан остаток неиспользованного аванса подотчетной суммы вернуть в кассу учреждения (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У) 

или его необходимо удержать из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса РФ). 

Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству Российской Федерации нереальной к взысканию, подлежит отражению в учете в следующем порядке:

Дебет 0 401 20 273 Кредит 0 208 00 660;

с одновременным отражением списанной с баланса дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежных дебиторов». Данная информация подлежит раскрытию в Справке к балансу (ф. 0503730). 

Списание с балансового учета задолженности перед подотчетными лицами, признанной невостребованной кредиторами, подлежит отражению в учете в следующем порядке:

Дебет 0 208 00 560 Кредит 0 401 10 173

(закрытие минусового сальдо счета 208 00), с одновременным отражением списанной с баланса кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». Данная информация подлежит раскрытию в Справке к балансу (ф. 0503730). При этом, в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью кредитора, а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) в срок, установленный для принятия наследства, по задолженности, списываемой с баланса, отражение на забалансовом счете не производится. 

Операция уменьшения дебиторской задолженности по подотчетным лицам по возврату не использованных ими денежных средств, при удержании из заработной платы по иному виду финансового обеспечения подлежит отражению в учете с использованием счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» в следующем порядке:

Дебет 0 304 06 830 Кредит 0 208 00 660

и одновременно производится следующая учетная запись:

Дебет 0 304 03 830 Кредит 0 304 06 730.

При этом необходимо учитывать, что по данной операции счет 304 06 «Расчеты с порочими кредиторами» подлежит закрытию заключительными оборотами декабря на счет 401 30 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов». Данная информация подлежит раскрытию в Справке (ф. 0503710).

 

 

Вернуться к списку новостей Вернуться к списку новостей


Центр консультирования

(343) 375-78-78

Почта: ck@consultant-so.ru

Горячая линия

(343) 355-56-76, 317-85-55

Почта: hotline@consultant-so.ru

 

Личный кабинет

Руководителю

Руководителю

22471 документ

Бухгалтеру

Бухгалтеру

19903 документа

Юристу

Юристу

12895 документов