Новости компании
Система внутреннего контроля исполнения сметы (плана финансово-хозяйственной деятельности) государственными и муниципальными учреждениями
13 мая
Автор: Позднякова Вера Сергеевна, аттестованный преподаватель-консультант по бюджетному учету и отчетности государственных и муниципальных учреждений |
Под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством учреждения в качестве средства для ведения эффективной хозяйственной деятельности.
Система внутреннего контроля должна включать, в частности, процедуры, применение которых обеспечивает надзор и проверку аспектов финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Система внутреннего контроля создается в целях обеспечения:
- соблюдения требований законодательства, применяемого при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
- соблюдения государственной политики (стратегии) руководством учреждения;
- исполнения приказов, распоряжений и других руководящих указаний на всех уровнях управления;
- точности и полноты оформления документации бухгалтерского учета;
- предотвращения ошибок и искажений учетной информации;
- своевременности и правильности подготовки бухгалтерской отчетности;
- сохранности имущества и информации;
- своевременной и достоверной информацией соответствующих пользователей.
В настоящее время система внутреннего контроля имеется в каждом учреждении, так как руководство в большей или меньшей степени интересует, каким образом выполняются поставленные задачи и достигаются определенные цели развития учреждения. Система внутреннего контроля учреждения охватывает гораздо более широкий круг вопросов, чем только подготовка и составление бухгалтерской отчетности. Однако в первую очередь при формировании системы внутреннего контроля в учреждении обращается внимание на мероприятия, непосредственно направленные на регулирование и контроль процессов сбора, обработки и обобщения информации, необходимой для подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.
Необходимыми элементами системы внутреннего контроля учреждения, например, являются: разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера на расходных кассовых документах; создание счетов-фактур и накладных в нескольких экземплярах, сплошная нумерация этих документов, порядок их хранения и архивирования; организованный надлежащим образом документооборот; периодические взаимопроверки разных участков бухгалтерии и т.д.
Эффективность системы внутреннего контроля, созданной руководством учреждения, зависит от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту учреждения от возможных рисков, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
Понимание специфики системы внутреннего контроля, грамотное использование ее особенностей помогают формированию мнения о способности системы бухгалтерского учета предоставлять достоверную информацию о финансово-хозяйственной деятельности учреждения ее пользователям. Таким образом, квалифицированное и грамотное ведение бухгалтерского учета является важным контрольным фактором финансово-хозяйственной деятельности учреждения, повышающим надежность системы внутреннего контроля.
В соответствии со сложившейся международной и российской практикой система внутреннего контроля учреждения включает три составляющие:
- среду контроля;
- систему бухгалтерского учета;
- средства контроля.
Среда контроля. Под средой контроля понимаются практические действия руководства учреждения, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, а также общие сведения о работе этой системы, которыми располагает руководство учреждения.
Данное понятие для государственных и муниципальных учреждений означает осведомленность и конкретные действия руководства и вышестоящих организаций (уполномоченных учредителем органов, главных распорядителей средств бюджета), направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.
Таким образом, среда контроля определяется атмосферой, под влиянием которой формируется и действует система внутреннего контроля в учреждении. Среда контроля имеет сложную структуру, но при этом существует ряд общих для всех учреждений элементов.
Составляющие элементы среды контроля:
1) политика и стиль управления, обеспечивающие понимание сотрудниками учреждения важности внутреннего контроля и позиции руководства по отношению к проблемам внутреннего контроля. От руководителей учреждения, принимающих конкретные решения, зависят:
- создание организационной структуры учреждения с четко продуманным разделением обязанностей, распределением ответственности и полномочий, взаимосвязями и процедурами контроля с учетом квалификации и опыта специалистов;
- осуществляемая кадровая политика;
- порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователейинформации;
- порядок ведения управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних пользователей информации для целей принятия управленческих решений;
- организация надежного учета финансовых и материальных ресурсов, не допускающего расточительства и хищений;
- соблюдение хозяйственного законодательства;
- создание специальной контрольной службы в учреждении и т.п.;
2) методы планирования внутреннего контроля, под которыми понимается эффективная система, включающая периодическую бухгалтерскую отчетность о результатах деятельности учреждения в соответствии с установленными бюджетными сметами (планами финансово-хозяйственной деятельности).
Эффективная организационная структура учреждения предполагает разумное распределение полномочий и разделение ответственности сотрудников, которая препятствует нарушениям установленной системы внутреннего контроля и обеспечивает разделение несовместимых функций. Функции будут несовместимы, если их сосредоточение у одного сотрудника учреждения не только может в дальнейшем привести к совершению непреднамеренных или умышленных ошибок и нарушений, но и затрудняет их выявление. Например, целесообразно распределить функции, связанные с движением активов учреждения, между сотрудниками можно следующим образом:
- сотрудники, имеющие непосредственный доступ к активам учреждения и санкционирование операций по движению активов;
- сотрудники, осуществляющие непосредственное проведение хозяйственных операций по движению активов и их отражение в бухгалтерском учете.
От руководства учреждения, определяющего линию в развитии системы внутреннего контроля, зависит от того будет ли эта система соответствовать размерам и специфики деятельности учреждения, функционировать постоянно и эффективно. При этом функции непосредственного поддержания системы внутреннего контроля учреждения могут передаваться назначенной в соответствии с учредительным документом (учредителем) ревизионной комиссии.
Функционирование системы внутреннего контроля учреждения зависит также от заинтересованности и компетентности сотрудников, которым поручены соответствующие функции по их деятельности. Таким образом, кадровая политика учреждения и система подбора кадров, продвижение их по служебной лестнице, обучения и переподготовки должна обеспечивать высокий уровень квалификации сотрудников.
Учреждение, способное при помощи экономического анализа определить значительные расхождения между фактическими результатами деятельности по данным бухгалтерской отчетности и плановыми показателями бюджетных смет (планов финансово-хозяйственной деятельности) и принимающее необходимые меры по их исправлению на соответствующем уровне управления, обладает эффективными методами внутреннего контроля.
Система внутреннего контроля исполнения бюджетной сметы (плана финансово-хозяйственной деятельности) должна исходить из Концепции реформирования бюджетного процесса в Российской Федерации, одобренной Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.05.04 № 249. В соответствии с Концепцией целью реформирования бюджетного процесса является создание условий и предпосылок для максимально эффективного управления государственными (муниципальными) финансами в соответствии с приоритетами государственной политики.
Действенность и эффективность системы внутреннего контроля исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметы) определяются оценкой конкретных результатов. Методика оценки конкретных результатов учреждением предполагает мониторинг и последующий аудит финансов и результатов деятельности учреждения.
Помимо создания системы мониторинга результативности расходов учреждений модель внутреннего контроля исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметы) учреждения предполагает переход к многолетнему планированию с установлением четких правил изменения объема и структуры финансового обеспечения и повышением предсказуемости объема ресурсов, которым управляют уполномоченные учредителем органы.
Одним из принципов, заложенных в основу бюджетной системы Российской Федерации, является принцип адресности и целевого характера бюджетных средств, который означает, что бюджетные средства выделяются в распоряжение конкретных получателей бюджетных средств с обозначением направления их на финансирование конкретных целей. Казенным учреждениям в виде лимитов бюджетных обязательств на основе утвержденной учредителем бюджетной сметы. Бюджетным и автономным учреждениям в виде субсидий бюджета на основе утвержденного учредителем государственного (муниципального) задания и плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Поэтому процесс исполнения бюджета осуществляется особым порядком, предусмотренным ст. 219 БК РФ «Исполнение бюджета по расходам». В соответствии с требованиями указанной статьи исполнение бюджета осуществляется с соблюдением обязательных последовательных осуществляемых процедур санкционирования и финансирования, поэтому система внутреннего контроля исполнения бюджетной сметы (плана финансово-хозяйственной деятельности) должна определяться порядком данных процедур.
Поскольку процедуры санкционирования и финансирования являются обязательными и последовательно осуществляемыми, факты хозяйственной деятельности учреждения, совершаемые во исполнение указанных процедур, также в обязательном порядке и в той же последовательности находят свое отражение в бухгалтерском учете.
Процедура санкционирования расходов бюджетов казенными учреждениями разделяется на этапы, в соответствии с которыми в регистрах бюджетного учета отражаются следующие хозяйственные операции:
- доведение уведомлений о бюджетных ассигнованиях до распорядителей и получателей средств бюджета (в бухгалтерском учете данная операция находит свое отражение только у главных распорядителей бюджетных средств, финансовых органах, и органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов);
- доведение уведомлений о лимитах бюджетных обязательств до распорядителей и получателей бюджетных средств;
- принятие денежных обязательств получателями средств бюджета;
- исполнение денежных обязательств.
Поступившие бюджетные ассигнования учитываются у главных распорядителей средств бюджета, в финансовых органах и в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, по счету 050301000 «Бюджетные ассигнования» на основании полученных уведомлений.
Операции по санкционированию расходов бюджетов казенными учреждениями отражаются в бюджетном учете на предусмотренных счетах раздела 5 Плана счетов и Инструкции по его применению, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н, как при получении лимитов бюджетных обязательств, так и вторыми проводками – при каждом отражении в учете платежей, осуществляемых за счет бюджетных средств (ЛБО).
Исполнение плана финансово-хозяйственной деятельности бюджетными и автономными учреждениями осуществляется с соблюдением обязательных последовательно осуществляемых процедур санкционирования и финансирования.
Процедура санкционирования разделяется на этапы, в соответствии с которыми в регистрах бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений отражаются следующие хозяйственные операции:
- принятие к бухгалтерскому учету утвержденных вышестоящим органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя плановых назначений в части доходов (поступлений) и расходов (выплат);
- принятие обязательств учреждения, обусловленны законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением учреждения, предоставить в текущем финансовом году физическим или юридическим лицам, иному публично-правовому образованию денежные средства;
- принятие денежных обязательств учреждения уплатить бюджету, физическим и юридическим лицам определенные денежные средства в соответствии с выполненными условиями гражданско-правовой сделки, положениями законодательства Российской Федерации, иного правового акта, условиями договора или соглашения;
- исполнение денежных обязательств учреждения.
Для проведения процедуры санкционирования и финансирования на бухгалтерском учете бюджетными и автономными учреждениями используются в обязательном порядке счета 5 раздела Плана счетов, предназначенные для ведения учета учреждениями сумм, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности показателей по доходам (поступлениям) и расходам (выплатам).
Операции по санкционированию обязательств бюджетного и автономного учреждения, принятых в текущем финансовом году, формируются с учетом принятых и неисполненных учреждением обязательств (денежных обязательств).
В процессе исполнения бюджетной сметы казенными учреждениями, плана финансово-хозяйственной деятельности бюджетными и автономными учреждениями, государственные и муниципальные учреждения принимают на себя денежные обязательства перед физическими и юридическими лицами.
Принятие денежных обязательств заключается в праве осуществления расходов и платежей путем составления платежных и иных документов, необходимых для совершения расходов и платежей, в пределах доведенных учредителем ЛБО бюджетными сметами до казенных учреждений и плановых назначений, утвержденных учредителем плана финансово-хозяйственной деятельности, до бюджетных и автономных учреждений.
В бухгалтерском учете принятие денежных обязательств отражается в момент совершения хозяйственных операций по признанию кредиторской задолженности, подлежащей погашению за счет средств учреждения:
- по начислению различных выплат работникам
- учреждения;
- по начислению различных налогов, сборов и платежей в бюджет;
- по начислению задолженностей поставщикам и подрядчикам за полученные товары (работы, услуги);
- по начислению задолженностей по прочим хозяйственным операциям в соответствии с действующим законодательством.
Принятие денежных обязательств отражается в учете одновременно с признанием кредиторской задолженности учреждения, подлежащей погашению за счет средств учреждения.
Система бухгалтерского учета. В систему бухгалтерского учета включаются:
- учетная политика учреждения, ее организационно-технические и методологические аспекты;
- организационная структура бухгалтерии, распределение обязанностей и полномочий между исполнителями;
- порядок оформления первичных документов, организация документооборота и порядок хранения документов;
- система бухгалтерских записей и порядок отражения данных в регистрах бухгалтерского учета;
- процесс подготовки периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета;
- использование средств вычислительной техники при ведении бухгалтерского учета и подготовке бухгалтерской отчетности;
- средства контроля, предусмотренные в отдельных областях системы бухгалтерского учета;
- критические области бухгалтерского учета и возможные риски возникновения ошибок или искажений.
Оценка эффективности системы бухгалтерского учета определяется с учетом соответствующих критериев, в части временного периода, правильности сумм, отражения деталей операций, имеющих существенное значение для учета и отчетности, соответствия нормативным актам и учетной политике.
Система бухгалтерского учета учреждения признается эффективной если:
- ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными актами и принятой учетной политикой, которая в свою очередь соответствует бухгалтерскому законодательству и нормативным актам;
- соблюдается принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, т.е. все хозяйственные операции отражаются в учете в том отчетном периоде, к которому они фактически относятся;
- хозяйственные операции в бухгалтерском учете отражаются своевременно, достоверно и в полном объеме;
- в учреждении организована и функционирует сис-тема предотвращения появления ошибок и злоупотреблений.
Средства контроля. Под средствами контроля понимаются конкретные процедуры, установленные руководством учреждения и осуществляемые сотрудниками учреждения на отдельных направлениях и участках финансово-хозяйственной деятельности с целью обеспечения эффективного и надежного управления деятельностью учреждения.
Конкретные действия и мероприятия по управлению финансово-хозяйственной деятельностью учреждения вытекают из разработанной руководством политики бухгалтерского учета учреждения и служат для ее реального воплощения.
Средства контроля, применяемые учреждением, разнообразны и определяются спецификой деятельности учреждения. При этом выделяются наиболее распространенные средства контроля, применяемые во всех учреждениях:
- на бухгалтерских документах необходимы распорядительные подписи руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;
- необходимо в определенные периоды проведение внутренних и внешних сверок расчетов;
- проведение встречных взаимопроверок бухгалтерских записей, система контроля со стороны старших бухгалтеров за качеством работы подчиненных им сотрудников;
- проверка правильности осуществления документооборота, в том числе сплошная нумерация создаваемых документов, регистрация документов в специальных журналах, брошюровка документов, порядка хранения и архивирования и т.д.;
- проведение плановых и внезапных инвентаризаций имущества и обязательств учреждения в соответствии с установленным порядком;
- использование для целей контроля информации, полученной из внешних источников;
- осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам учреждения;
- реализация мер, направленных на ограничение доступа неуполномоченных лиц к системе документооборота и ведения бухгалтерского учета;
- исследование динамики хозяйственных показателей, сравнительный анализ фактических показателей с плановыми и нормативными показателями, выявление причин существенных расхождений.
Средства контроля должны обеспечивать достижение следующих целей:
- достаточное разделение обязанностей;
- авторизация (разрешенность) операций;
- правильное документирование операций и их учет;
- обеспечение сохранности активов и бухгалтерских записей;
- независимые проверки деятельности.
Цель достаточного разделения обязанностей – предотвращение умышленных и случайных ошибок. Данная цель достигается путем разделения функций управления и учета активов. Работники, которые временно или постоянно работают с активами учреждения, не должны вести их учет. Если обе эти функции выполняются одним и тем же лицом, возникает большой риск, что активы будут использованы в собственных интересах, а данные учета будут искажены. Желательно, чтобы сотрудники, которые выдают разрешения на совершение операций, не имели контроля над активами, задействованными в этих операциях.
Каждая операция должна быть надлежащим образом авторизированна. В этом случае процедуры контроля могут быть оценены как достаточные. Получение общих разрешений позволяет руководству установить единую процедуру для персонала учреждения по приобретению и расходованию активов.
Правильное документирование операций и их учет заключаются в процедурах фиксации информации об операциях и подведении итогов в документах и учетных регистрах с соблюдением требований полноты, своевременности документального оформления и отражения в учете совершенных операций.
Обеспечение сохранности активов и бухгалтерских записей достигается наиболее эффективными методами защиты – физическими мерами контроля.
Необходимость независимой проверки деятельности учреждения возникает, когда структура внутреннего контроля становится менее эффективной из-за отсутствия механизма ее периодического анализа. Сотрудники могут не выполнять предписания по причине забывчивости или допускать халатность при отсутствии контроля за их действиями. Регулярный анализ системы внутреннего контроля необходим, однако изменения в систему могут быть внесены лишь после проведения оценки ее эффективности.
При создании системы внутреннего контроля учреждения необходимо учитывать, что существует объективное ограничение затрат на организацию системы внутреннего контроля, связанное с требованием рациональности (экономичности), которое заключается в оптимальном соотношении затрат на осуществление контрольных мероприятий и получаемых от их применения положительных результатов.
Вернуться к списку новостейЦентр консультирования
(343) 375-78-78
Почта: ck@consultant-so.ru
Горячая линия
(343) 355-56-76, 317-85-55
Почта: hotline@consultant-so.ru